先日、自分の仕事の棚卸しをするため、今抱えている仕事・プロジェクトの数を数えてみました。

すると、その数「21個」のプロジェクトを同時に進めていることが発覚しました。

※担当部署のマネジメントの仕事も、
「1部署=1プロジェクト」
と数えているため、個別案件まで細分化すると、もっと多くなるが、今回はあくまでプレーヤーとして実働している数。

21個のプロジェクトを抱えるというのが、多いか少ないかは人によって感じ方が異なるかもしれないが、ほぼ定時に帰れています。

社外の友人からは
「どうやってそんな数をマネジメントしてるんですか！？」
と聞かれたので、具体的に紹介してみたいと思います。

溜めない仕事術7つの方法

基本的な考え方だが、「溜めない」ようにするのが一番のポイントだと思います。
対応件数がドサっと乗っかってくると、
「うわぁ…(　ﾟдﾟ)ﾎﾟｶｰﾝ」
という気分になって思考停止状態になってしまうことも、過去ありました。

脱出するには、周りにヘルプを求めるか、1個1個着実に潰していく他ないのですが、まずは未然に防ぐことを考えましょう。
それでは、私が実践している7つの方法を紹介していきます。

メールは即レスが基本

受信ボックスに未読メールが100通とか溜まっているのを見ると、見るのもウンザリすると思います。
だから、まずはいつもゼロにするようにしましょう。

私の場合、GTD（Getting Things Doneのwikipediaへリンク）の手法に基づいて以下の基準でメールを捌いていきます。

【メール返信ルール】
1.メール見て5分以内に即レスできる
→YESなら、即レスする
→NOなら、あとで見るボックスに移す
2.あとで見るボックスのメールを見る
→当日中に返せそうなものは、当日回答する
→資料作成が必要だったり、関係者に確認が必要なもの、当日中に回答できないものは一次回答だけ返信する
3.後日正式回答メール
→資料作成してから返す
→関係者に転送or確認メールを出す
→必要な情報を集めるor人に聞いて確認する

このように自分のルールが決まっているので、あまり悩みません。
考える時間が一番時間が取られるので、考える時間を取られないように上記ルールに従ってひたすら行動します。

受信する情報を絞り込む

仕事の種類・幅が増えてくると、必要の無いメーリングリストやCcでのメール受信が増えてくると思います。

ちなみに、私は平日、毎日500件程度のメールを受信していました。
不要なメーリングリストを7つ解除することによって毎日のメールが200件程度になりました。

これだけで60%削減です。
削減した時間は他の仕事に充てられます。

参加する会議を極力減らす

最初の内は、情報収集・インプットを増やす意味でも、参加した方がいい場合もありますが、横道にそれたり雑談が多い会議もあることでしょう。
仕事の意思決定が行われない会議には、何か理由をつけて参加しないようにします。
その時間の間に他の仕事を進めましょう。

どうしても出ないといけない場合は、以下の２つの手段を取りましょう。

【無駄だと考える会議に出なきゃいけない時】
１．会議中に他の仕事をやる（手書きで構想を練ったりすると、メモしているようにも見えます）
２．会議の進行役を自らやり、会議時間を短くする

会議の進行役が優れている人で、時間の無駄ではない場合は問題ありませんが、その場合は参加したくないとは思わないはずです。
無駄がありませんので、気分も良く仕事を進められます。

閃いた時に一気に資料作成

アイデアが思いついた時、資料作成しなきゃいけないものの下書きが描けた時に一気に仕上げてしまいます。

「鉄は熱いうちに打て」
といわれるように、閃いたアイデアは熱くなった鉄と一緒です。
一気に仕上げてしまった方が、いいものが出来上がります。

ちょっと作成して、他の仕事をして、またちょっと作成して、、、を繰り返すのは色々な仕事が積み上がってしまいますし、仕上がるスピードも遅く、非効率です。
閃いた瞬間に一気に仕上げてしまいましょう。

常に相手側にボールがある状態をつくる

仕事を溜めがちな人は、返さなきゃいけないボールをたくさん持っています。
腕が２本しかないように、一度に持つことができるボールの数は限られています。
脳の記憶も一緒で、瞬間的に覚えられる数も限りがあります。

腕に空きを、思考にも空きを作っておくことで、新しく入ってきた仕事も素早く対応できますので、常に余白をつくっておきましょう。

そのためにも、常に自分の手元にボールを持たず、相手側に渡しておきましょう。
もちろん放っておかずに、納期管理や質の管理は定期的に気を配りましょう。

自分で止めない意識

なぜ、「常に相手側にボールがある状態をつくる」のか？
ですが、それは仕事を自分の手元で止めてしまわない意志です。

自分が上司に承認・確認をしにいくときに、一番困る回答は
「ちょっと検討しておく」
「保留」
という回答でした。

「えっ、次のアクションは何をしたらいいの？」
特に対お客様など、相手方に回答しなきゃいけない案件だと、この回答が最も困ります。

部下を持つマネージャーとして意識しなければならないのは、即断即決「自分で止めない意識」だと考えます。
もし、即断即決するために必要な情報が足りなければ、その情報提供を求めるよう指示を出す必要があります。
または、一次回答として、この情報を集めるまで待ってくれと一言・一報連絡をしたらいいのです。

止めることによって、自分の持つボールの数が一つ増えてしまいますので、身軽にするためにも、自分で止めない意識を持ちましょう。

期限管理・納期管理の徹底

溜めない仕事をしていくためには、期限管理が必須となります。
期限を守らないと、どんどん仕事が積み上がっていき、どんどん溜まっていってしまうからです。

また、一方で気をつけなければならないのは、期限は「自ら進んで設定する」ことです。
相手からの依頼で一方的に決められてしまうと、同じ日・時間に期限が集中してしまう可能性があります。
期限を1日ずらすとか、仕事の調整も重要となってきます。
溜めないためにも、スケジュール管理をすることも求められます。

いかがでしたか？
溜めないために気をつけているポイント・方法を紹介しました。
私なりの理想の状態をつくる上で気をつけていることです。

時々仕事が溜まることもあり、集中的に処理する時も必要になる場合ももちろんあります。
理想の状態に戻すために一時的に注力した後は、溜めない仕組み作りにも是非チャレンジしてみてください。